|
打印本文
原标题：企业有效的内部调查方法《2016-2017中国合规及反商业贿赂调研报告》干货节选系列
引言：在中国企业快速做大做强时，企业里的蛀虫在悄悄侵蚀着企业的肌体，越来越多的企业意识到合规体系是企业现代化科学管理制度的必需。有鉴于此，我们为大家推送《2016-2017中国合规及反商业贿赂调研报告》的干货内容——第四章 企业如何开展合法有效的内部调查，详细列举了有效的内部调查方法，为有志于合规建设的企业提供有益参考。
随着企业对于合规工作的重视，越来越多的企业都面临着如何开展合规内部调查的问题，但对于初涉调查的企业而言，有时会过于注重调查的结论，而忽视了调查程序的合法性与证据收集的有效性。成功的内部调查，前提就是合法与有效。因为即使在调查中获取到了证明存在违规的证据，但是如果调查方式没有做到完全遵守法律和必要的程序，可能造成内部调查涉嫌违法、污染证据或是取得的证据无法在诉讼等程序中使用的情况，从而导致公司不能因此对责任人进行处罚。因此，了解企业内部调查各个环节的正确方法至关重要。
公司内部调查是加强风险管理和内部控制以及弥补损失的重要途径。一般来说，企业在日常合规检查、配合政府执法、收到内部举报、出现审计异常等情况下会启动公司内部调查。从整个流程上来看，我们可以把内部调查的重点环节梳理成以下六个部分。不过，并不是每个调查程序都会涉及到这六个环节，如有必要，企业也可以根据案件情况，适当调整各个环节的先后顺序。
这里的文件审阅泛指对案件有证明作用的一切书证、资料、电子数据等客观证据的收集与审阅。一般情况下，调查都是从文件审阅开始，因为文件的收集审阅范围比较容易控制，有利于调查的秘密开展，而且通过文件也能够更好的帮助调查人全面了解和判断相关事项的总体情况，为后续的各个调查步骤提供大量基础信息，帮助发现、挖掘问题。同时相关文件作为客观证据，对待查事实具有良好的证明效力，对于侵犯商业秘密、职务侵占等内部舞弊行为，如果能够收集到足够的客观证据，往往就意味可以对相关责任人进行处罚或者提请司法机关立案。所以文件审阅这个环节对于调查的有效性而言十分关键。具体来说，文件审阅中需要注意以下几个问题：
第一，审阅文件中要随时注意分析、判断。考虑到调查的效率问题，审阅文件一般从与待查事实密切相关且又比较容易获得的资料入手，伴随着文件审阅工作的开展，调查人员对被查事项会逐步深入了解，在此过程中，要注意随时分析被查事项的严重程度、相关人员存在舞弊行为可能性、被调查事项的性质等，预判审阅哪些文件可能收集到所需的证据，并据此调整调查方向，确定进一步调取的文件范围，避免无效的工作。
第二，合理的制定审查计划。在开始的文件筛查阶段，涉及的文件数量往往较大，不可能一一进行查阅，对此就需要制定通过合理的计划，采取有效的方法剔除关联度不高的文件。例如，在对电脑数据进行查阅时，我们可以通过具备关键字检索功能的专业软件，消除重复文件，并根据仔细研究确定的关键词筛选出相关性高的文件，大大缩减需审查文件的数量。
第三，注意保护证据的有效性。如前文所述，根据被查事项涉及民事或刑事的不同，对证据效力的要求也不同，往往在提取证据前就需要进行评估，以确认证据提取的程序、证据的保存、参与取证的人员等问题，避免污染证据。
合规调查中的账目审查与一般的财务审计既有相同又存在不同，不同之处在于合规财务审查更关注财物收支背后的实质性问题，例如财物收支的审批流程是否完善、财物的用途是否存在可疑、对应的合同是否实际履行、报销发票内容是否合理等。在进行财务审计时，可以关注以下几点：
第一，注意电子财务序时账的应用。合规财务审计时，即使有财会人员的帮助，调查人员也应当尽量取得电子财务序时账，这样才能够比较准确的了解相关财务账目的整体情况，防止忽略财务中可能存在的明显问题。同时，调查人员还可以根据经验，通过对Excel等辅助工具对相关的科目、报销人员、报销时间等信息进行筛查而发现疑点，进一步确定调查的重点。即使在需要财会人员进一步帮助工作时，调查人员也能够通过对序时账的分析，通过限定金额、可疑费用名目等确定一个审阅范围，控制审查的范围，提高调查的效率。
第二、注意对重点的科目、可疑支出的筛查。在一般的合规审查中，需要特别注意会计账目中的高风险科目（例如业务招待费、办公费、福利费、服务咨询费、业务宣传费、会议费/会务费、差旅费、交通费、车辆相关费用、个人借支、备用金等），因为员工个人的违规资金往往隐藏在这些科目之下。除此之外，调查人员还可以关注的可疑费用记录还包括：未附合同或合同内容过于简单的大额支出、发票背面有文字备注（招待XX）的费用、连续多次在同一地方消费、在同一商户多次开具金额相同的发票、同一报销人多次报销相同金额的费用等。
第三、原始报销凭证的核查。在进行公司内部调查过程中，往往需要核查财务报销发票，但这并非只是简单的核查发票的真伪，更要注意核查的是发票所反映的内容真实与否。因为目前市场上不法渠道售卖的发票本身多为真实发票，但内容为虚开。例如，在一次审阅某公司序时账目时，我们并未发现太多明显的可疑费用或交易，发票经查也均为真实，但在审阅原始财务凭证时，发现部分费用报销单据上用铅笔做了相似的标记，经与相关人员访谈核实发现，这些做过标记的费用发票并非基于真实的费用支出，而是员工从第三方处购买的发票，以此方式报销取得的资金最终进入了公司股东兼执行董事的私人账户。
第四、需要注意法律适用性问题。考虑到某些员工的违规行为可能会导致公司承担责任，如员工的对外行贿行为可能会被认定为单位犯罪，因此在调查中需要注意公司是否承担某项法律规定的义务，相关问题是否可能涉及到公司的责任，是否需要收集公司不承担责任的证据。此外，对于适用FCPA管辖的公司，调查团队在内部调查过程中还应特别注意是否存在违反FCPA“会计条款”关于“准确地记录和保存账目，且账目应该诚实的反映该公司的交易”，以及公司是否“有良好的内控机制，以确保公司管理层对公司资产有着良好的控制和管理”的内容，从而帮助公司发现潜在问题，明确公司应当承担的责任和义务，做好法律应对工作。
背景信息的收集不仅是实地走访、对第三方进行调查等工作的基础，也往往能够为调查提供意想不到的线索，其中涉及到工商信息的查询、公开信息的检索、人员背景的调查等工作。背景信息调查工作需要具有一定的经验，面对繁复的资料能够发现重要的疑点并制定清晰的调查方案，同时判断哪些线索对于调查是帮助的，以在获得有价值信息的同时避免被无用信息所干扰。
对收集到的信息及时进行整理、分析，保持对被调查事项的整体。调查就像是做拼图，将调查的信息随时进行整理有助于对调查整体的把握，如果调查工作是由多组分头开展的，则需要安排专人对各方的调查结果进行汇总、协调，保证各组对调查的总体情况有所了解的同时，整个事态完整和客观的态度，相对来讲是比较关键的步骤，这个步骤里面可能涉及一系列调查方法，例如媒体检索、绘制组织结构图、与关键员工进行访谈以挖掘真相，审阅相关文件等等。
在调查涉及问题较多时，为避免多头工作，重点不明，调查人员需要从前期发现的诸多问题中，筛选出最有可能突破的重点事件，集中力量进行调查。因为无论是劳动仲裁、民事赔偿还是提请刑事立案，都需要公司获得证据来证明违规事项，选择有可能收集到完整证据的事件调查能够提高效率，也更容易控制调查范围保证调查的秘密性。
在涉及问题复杂且被调查人的行为较为隐蔽的情况下，为了明确调查方向，在确保秘密的前提下，可以寻找知情的员工以获取信息。调查团队可以与公司人力资源部门合作，寻找了解情况且易于突破的核心员工，通过试探性的接触，尝试获取其信任，如果能够成功“策反”关键员工，往往会为进一步调查提供了非常有利的帮助。
例如，在某A公司的反舞弊内部调查案件中，由于涉及公司多个业务领域内的多家关联公司，牵涉的关键员工较多且级别较高，在调查过程中，首先我们将问题可能涉及的所有关键公司、个人关系绘制成一张关系图，之后，我们在公司人力资源部门的配合下寻找了解情况且易于突破的几名员工，并获得了大量关键信息。根据这些信息，我们将可能涉及的问题逐一整理后，选出后果较为严重、有可能收集到足够证据的重点问题进行突破，在十分有限的时间里有效地完成了一次大规模的内部调查。
公司的内部调查过程中，还有可能涉及到外部供应商、客户、甚至经销商、分销商等第三方的贪腐、舞弊等不合规行为，公司还要对这些商业伙伴进行尽职调查。有时，对第三方的调查可能为公司内部调查提供至关重要的信息、证据和突破口。
第一、充分的事前准备工作。在进行外部调查之前，应先对调查目标进行适当的背景调查，熟悉被调查对象的业务，了解对象公司的管理人员等信息。例如对于需调查的公司，可以调查其注册地点、注册的邮箱等是否与其他公司重合，公司的员工人数，近期有无招聘需求等，根据这些情况，再综合走访了解到的信息，能够比较准确的判断相关公司的规模、业务真实性等。
第二、现场走访中的证据收集。现场走访中，想要通过走访获取的信息往往是对方不愿意为外人所知的，在此过程中走访者需要仔细观察、耐心的与对方周旋，从而发现对方存在的可疑，在此过程中需要注意，对于待证事实不仅要达到自我内心确认，而且还需要尽可能的获得客观证据，以作为此后处罚员工或者诉讼的依据。例如，对于在对外部公司的办公地址、办公人员进行确认后，可以对不属实的场景进行拍照留存。
第三、在访谈外部公司人员时，需要善于发现并利用本方的优势，以争取对方更好的配合。在外部人员进行的合规访谈中，一方面要求调查人员尽量与被调查对象建立良好的关系，以取得对方信任，另一方面还需要调查人员在全面掌握相关信息的基础上，发现对方的存在的弱点，充分利用谈判技巧，向被调查对象施压，以获取更多信息。例如，我们曾在某B公司内部反舞弊调查期间，发现公司的长期供应商A拟被一家上市公司收购，由于该供应商A的业务高度依赖B公司，A需要向证监会提供B公司出具的相关业务证明才能够通过收购审批。而我们发现，该供应商A没有完成上一年度与B公司的合同任务，按照合同约定，应当向B公司支付几百万元的违约金。在此情况下，我们在谈判中充分的利用相关优势，给供应商A的负责人施加压力，迫使其主动说出了帮助B公司高管实施舞弊行为的情况，并对相关谈话进行了录音，保留下了证据。
一般来说，对被调查人员的访谈尽量放在调查程序的最后，因为被调查人多对调查具有抗拒心理，为了防止其隐匿毁损证据，就需要在前期尽可能固定证据；同时如果访谈前能够掌握足够的信息，并在访谈中巧妙的利用某些局部的信息不对称，对突破被调查人的心理防线会产生出其不意的效果。
在访谈中，员工可能会提出种种辩解并且可能在提到一些我们没有掌握的事实，如果没有充分的准备，就不能很好的控制访谈的内容，影响访谈的效果。因此，在访谈之前，首先要很好的安排访谈对象的顺序并准备访谈提纲。
合理的安排访谈顺序。同一事项中，需要访谈的对象可能包括直接的决策者、参与者、审批者，或者仅仅是对调查事项有可能知情的人。访谈的顺序一般来说可以遵循从次要到主要，从级别低到级别高，从外围到核心这样几个原则。在被调查人员人数众多的情况下，应该尽量保证多个调查团队在同一时间内平行访谈，这样能够有效避免具有利益关系的多名被调查人间串通信息。通过合理的安排访谈顺序，可以在访谈最核心的人物前，帮助调查人员尽可能的了解访谈对象，对他的背景信息、在公司的身份、以及在调查事项中所处的位置和可能的动机都能够得出基本的判断，从而更有针对性的决定访谈策略。例如，通过该员工在公司的地位和处境，判断是否有其它的因素可以调动访谈对象的积极性（例如正在评估续约、升职的关口等）。
对访谈内容的准备，则主要指的是尽可能多的收集和待查事项有关的书面证据和其他证据，围绕这些证据制定全面访谈的方案，包括哪些待证事实需要通过被访谈人的陈述来印证；哪些方面需要听取对方的辩解；提前判断其可能提出的辩解；对可能的辩解如何深入提问；哪些文件需要向访谈对象展示，在访谈的哪个阶段进行展示等等？虽然在大多情况下访谈不可能按照准备好的提纲顺序进行，但是充分的准备可以帮助调查人员将访谈牢牢地控制在调查者设计的框架中，掌握主动权。
访谈应以面谈为主。如果希望通过访谈突破被访者的心理防线，而不是简单的核实事实，则访谈的方式应尽量采用面谈的方式，而不是电话访谈的形式。因为，如果不能和访谈对象面对面接触，则无法通过面部表情、情绪反应、语气动作进行判断，也不利于使用调查技巧向对方施加心理压力，将大大减弱获取被调查人真实陈述的可能。
访谈时应当安排至少两个访谈人进行访谈。访谈中需要一个人主问，另一个人辅助并帮助记录访谈内容，这样有利于访谈的流畅与记录的完整。此外，两人同时进行访谈不仅有利于增强证明效力，也可以避免一对一谈话出现意外事项发生。
访谈中未征得对方同意的录音、录像证据具有法律效力，但取证中需要注意操作方式。访谈是公司内部调查的一个关键环节，其对还原事件、确认事实到提出合适的法律建议是必不可少的，因此访谈录音作为证据的可采性也是非常重要的。公司在对员工职务行为进行访谈过程中偷偷做的录音录像，其合法性一般能够得到法院的确认。但需要特别注意的是采用偷偷录音、录像方式取证不能使用窃听、窃照专用器材，也不能采用窃听的手段，否则公司的行为本身可能违反相关法律法规，将受到行政处罚甚至刑事处罚。同时，如公司为美国公司，应综合考虑录音录像取证对于其法律保密特权（Privilege）的影响，慎重考虑通过录音录像的方式取证。
访谈笔录要清晰准确，避免歧义。在访谈中很多表述是口语，而且有很多省略语，对此在记录中不能完全按照所述的内容记录，需要进行必要的转化、补全，在保证意思表达真实的情况下进行记录，这样才能形成有证明效力的笔录。
公司制作的访谈笔录，应当要求被访谈对象签字确认。在中国法项下，访谈笔录需要被访谈人签字确认后才具有证明力，否则作为单方的记录，即使笔录由公司聘请的律师制作，由于律师与公司存在利益关系，一旦被访谈人对于记录内容予以否认，则该笔录的真实性往往不被认可。与此相反，如果访谈笔录能够由被访谈人签字确认，则在没有反证的情况下，一般均能够被认为具有完整地的证明力。同时，如公司为美国公司，应综合考虑法律保密特权来决定访谈笔录是否应由被访谈人签字。
|